仕事が速い人はどんなメールを書いているのか の商品レビュー

平野友朗(著者)

2019/04/20

ビジネスメールを何年も扱っている人にとっては当たり前のことが書かれてるかもしれません。

しかし、若手や社会人1年目の人たちにとっては刺激的な一冊になるかと思います。

私が特に気に入っているのが「上手い人のメールをマネする」というテクニックです。
特殊な業界で働く人たちは一般的なテクニックが使えない場合もありますが、このテクニックは同じ業界の先輩方をマネるだけなので、すぐにできると思いました。

2019/04/14

総評
ビジネスメールをいかに速く質の高い処理をするかで仕事の速さと質が変わっていくことを感じた。明日からすぐにでもマネしたい。

1 仕事が速い人のメール発想
メールが速いと仕事が速いは同義というお話。

2 目的を意識しながら書く
何のためにメールを送るのかを考えることが重要。また、速さやタイミングは正確さより重要というお話。

3 ビジュアルを工夫して読ませる
相手が読んでいて不快にならない文章構成を心がける。端的に、まとめる力が求められるな。

4 確実に返信を受け取る
相手が返信するメリットをつくりあげる。また、人間は感情の生き物という前提を忘れずにメールをすることが重要。

5 相手の心に刺さる言葉を使う
言葉のセンスが重要視。使えるフレーズはストックする。不用意に下手にでる必要は全くない。ネガティブな言葉ポジティブな言葉に変換しよう。

6 メールの処理時間を削減する
テンプレートを使うことや単語登録、メール以外の手段を使うなど工夫を凝らすことで処理の時間を減らす。

2019/03/19

メール返すのに10分以上かかる、一日中メール対応で終わっちゃうなんて人にオススメ。

分かりやすく、実践しやすい内容。
ただ、例文には「これは何でも酷すぎる」と言うありえない文章例多数。ま、それはサラッと読み飛ばして、要点だけをインプットしていけば明日から使えるメール術を会得！

2018/10/13

ビジネスに必須なメールテクニック本。
主導権を握る、相手の反応を想像する、期限が遅れたら断固問い合わせる、目的を先ず伝える
など仕事を円滑に進める話もあれば
「あなたの意見に同意する」「可能でしょうか？」「お力をお貸しください」
など角が立たない書き方の説明もあり色々参考になりました。

2018/05/27

タイトル通り、仕事を速く回すためにメールをどのように処理するか、そのノウハウが詰め込まれている。

印象的だったのは、小手先のテクニックだけで処理時間を短縮するという側面だけでなく、「相手の心の動きを想像する」「相手の感情を大切に受け止める」など、仕事上のより良い人間関係をつくるための一工夫も重視されていた点。

相手との円滑なコミュニケーションを継続することも、「仕事が速い」と言われるために必要な条件だと再認識できた。

2023/01/14

・メールの目的を意識する ・相手にどんなアクションをしてほしいか ・初対面の相手には自分の言葉で自分にしか書けない内容を ・ポジティブな言葉に言い換えられないか考える

2018/01/13

メール処理にかなり時間がかかってしまう方だし、ビジネスメールのルールもあまりわかっていないので読んでみた。具体的に実践できる内容なので参考になった。
自分のメールを読んだ人がどう思うか、読んだ相手にどう動いてもらいたいかという先の予測を立てて書くことが大事なんだなと。これはメールだけでなく仕事上のコミュニケーション全般に言えること。
明日から、わかりやすくて返信しやすいメールを書きたいっ！

以下ふむふむと思ったこと

＊間違いをおそれないで送信する…完璧さを追求することによって、相手が望んでいるタイミングにメールを送れなければ意味がない。それよりスピード重視！確かにメールの目的を考えればスピード>誤字だなと

＊読みやすいメールを書けば、そのぶん返信を早くもらえて仕事が捗る！なので、見た目の美しさもだいじ(一文を短くしたり、改行や段落、箇条書き、ひらがなを使って見た目をすっきりさせる)

＊要旨→詳細 の順で書くと読み手が瞬時に主旨を理解できるので、わかりやすく返信しやすくなる

＊催促メールは、まず自分がへり下って相手を責めない文体にすると気まずくない。「前回のメールがわかりづらかった気がしたので改めてご連絡しました」など

＊事前に決めておいた返信期限を少しでも過ぎたらすぐに問い合わせメールを送って良い。(自分が時間厳守という原則に価値を置いている人間であるということを暗に示すことができるので、取引でスムーズに対応してもらえるようになる。催促することで相手に嫌われるかもとかは考えなくていい)

＊打ち合わせの日程を決めるレベルなら24時間以内の返答が一般的なので、少しでも超過したら催促してよい

＊返信しやすいように、質問の内容を選択肢にするなど、具体的にして返信を誘導する。

＊なくても意味が通る前置きはカット！とにかく簡潔に。

＊お手すきの時に…はNGワード。返信期限を設定する

＊クレームが来たら、まずはすぐに返信し、「心配をかけたこと」のみに対し謝る。トラブルに対する具体的な対応はゆっくり検討してのちのメールで。
また、向こうがつけてきた件名は変えて返信するとよい。(もう一度お怒りの件名に目が入ると、怒りが再燃してしまうため)

＊メールは即レスが基本だが、逐一チェックしていると目の前の作業に集中できないので、チェックできないときはメールボックスを開かない。メールチェックは一日3回など決めて、メールボックスを開いた時に集中して一気に返信するとよい。
(↑これはできたら理想だけど、私はつねにめーるを見ていないといけない仕事なので一日3回は難しいかも。が、集中して返すのは効率的だな！)

＊電話をした方が早ければ、躊躇なく電話を使う。ログを残したい場合は電話後に同じ内容をメールで送る。

＊何回も送るメールは過去のメールをコピペすると修正ミスが発生したとき心証が悪い。あらかじめテキストファイルにテンプレートを作っておくとよい。

2017/09/18

タイトルのとおり、ビジネスメールの書き方について、かなり具体的にまとめられた一冊。

第1章で「メールが速い人＝仕事が速い人」という図式を提示して読者の興味を惹き、2章以降が具体的なメール術の解説になっている。

「単語登録する」「テンプレートを活用する」といった既に身につけているスキルもあれば、「させていただきます、を多用しない」「処理できない時はメールチェックしない」「使えるフレーズをストックする」など今後活用していけそうなスキルもたくさん紹介されており、参考になった。

自分は、メールの体裁を気にしすぎて返信に時間がかかるタイプの人間なので、これからはサクサクとしたメール処理を心がけたい。

2017/07/13

日経BPのサイトなんかでビジネスメール研究所の所長としてコラムを書いている平野さんの本。

働き方改革での生産性向上の議論でも必ず出てくる大きなムダの一つであるメール。
仕事上のコミュニケーションツールとして上位にくるメールだけに、そこの処理を速くできれば、仕事も速くできる。
逆に言うと、仕事を速くしようとする意識のある人が、メールも速く処理しているのかなぁ。
とりあえず、定型作りと単語登録とか、気になったことは実践していこう。

会社でこれを読んでいると、何読んでいるんですか？と聞いていくる同僚。
貸して、ななめ読みしての一言が、「いいですね。これ。○○さんの机の上に置いておいて読ませて下さい。」
そうですね。部内回覧にでもしましょうか。
問題は、その必要性をどう本人に認識してもらうかなんですけどね。

2017/07/09

仕事の大半がメール処理に時間を費やしているのでこの本を読んで少しでも仕事効率をあげていきたいと思い読了。メールのポイントは目的、ビジュアル、返信しやすさ、心に刺さる言葉、処理時間である。
要旨と詳細の順で記述して金曜の夜は送らない。
私も懸念しておりました。迅速なご対応ありがとうございますなどの丁寧な言葉で相手を気遣うことが大切。
お願いをするときはお力をお貸しください。

アウトプット
させていただきますは使わず、いたしますで簡潔に。
明日17時までにご指示くださいなと具体的な〆切を。
メールの最初に必ず要旨を書く。