仕事が速い人はどんなメールを書いているのか の商品レビュー

平野友朗(著者)

2021/08/29

メールを処理する時間 ＝ メール読む時間 × 通数 + メール書く時間 × 通数

毎日、メールにどれだけ無駄な時間を費やしていたか今思えばゾッとします。

メールはSNSとは違いどこか堅苦しいイメージがあるため普段はチャットでやりとりしますが相手に要約して伝えるのはどの時代も同じだと思います。

仕事のできる人ってメールがシンプルで読んでいて気持ちがいい

2021/07/30

毎日何通もメールを処理している。
確かに日常のメール処理を短縮できたら、効率よく仕事ができるんだと思う。

参考にできる部分はあった。
「即レス」は参考になった。
問い合わせとかのメールでも「○○日までに回答いたします」って返すだけでも、印象が全然違うのはわかる。
でもそれが、なかなか出来ない。難しい。

2021/07/18

内容的に基本的な部分が多いため、それにちょっと効率化を図るチップスがある感じでためになった。

効率的なメールを送るという前提で例文を交えながら紹介していて、メールで考えるべきは目的としている。よく「このメール文で良いのだろうか」と悩むことがあるが、たしかに唯一無二の正解があるわけではないし、目的を考えれば多少は不正確な部分は出てくるものだという旨には納得。

とは言え、金額や日付、相手の名前・社名など、致命的なトラブルになるもは重点的にし、避けるべき表現や相手へのフォローのメール文も紹介されている。

効率化では、返信文の中に部分引用を使うことで要約の省略したり、よく使う表現の単語登録、また上手い人から頂いたメール文はストック、テンプレ化したりといったテクニックの紹介があった。中でもテンプレ化の際に変更が必要な個所(名前や会社名、件名など)を〇〇ではなく●●のような塗りつぶした方が見落としにくいというのは確かにと思った。

また、メールの処理が速い人はデスクトップ通知機能を使わない（気が散らずに今対応してる作業に集中できるから）というのも試してみようと思った。

「社内や現場でこういうことがあったという詳細は相手先に伝えるべきか」「こういう案件を受け取ったとき、社内で回すメールには誰をどう入れるか、どう伝えるか」などのさらに詳細なメールについては別の書籍で学ぶことが良いだろう。

2021/05/24

本書を読んで、すぐにメールを返信することができるようになりました。次は、内容を少しずつ改善しています。

2021/08/30

(2021.8.29)
感想を書こうと思ったらまさかの既読だった。
思わぬ再読。
返信を考えているメールをスルーしがちなのを直します。

おそらく想定としては社内メールよりは
社外のお客さんに、メールを送る人にむけた内容かな？

基礎的なことでしたが
参考になりました。

すでに社会に出ている身としては
できてなかったこともあり、
恥ずかしい！と
反省しながらページをめくりました。

2021/04/01

2021.3.31読了。

仕事で毎日大量に届くメールの処理に行き詰まり藁をも掴む気分で手に取った。

優先順位をつけない、処理できないときはメールソフトを開かない、そのメールの目的を明確に意識してその場で数分で返信する、ラリーを避けるために先回りして相手の要望を叶える、常に時短を目指すといったあたりの内容が役に立ちそうな気配。

目の覚めるような革新的で驚きの発明のような発想や工夫があるわけではない。小手先のテクニックだと思えばそうかも。

でも、コロンブスの卵的に種明かしにがっかりしたところで、じゃ実行出来てるのかと言われたら出来てないから苦しい思いをしているのだ。

魔法のように悩みがなくなるわけがないのだ。
まずは日々の業務の中でできることを実際に心掛けて取り入れてみようと思う。

2021/02/05

異動してきた若手の仕事がとても早い。メールも読みやすく、作業の間違いも少ない。それに引き換え、まず自分のメールの不備の多さにうんざり…そんな状況を変えたくて読んだ本。

言われてみればその通り、ということがほとんどだった。
メールを送る目的は何なのか、それを途中から間違えてしまうから、伝わらないメールになってしまう。そしてメールのラリーが始まり、ストレスが溜まる負のループ。わかっているのに、ついつい同じ間違いをしている。
目的を見失なうというのが一番私に当てはまっている気がした。
あとはビジュアルを考えていないというところも当てはまると思う。
めんどくさいなと思わせたらアウト。返信してもらえるメールを書かないと意味がない。嫌な話でも向こうに返事をさせたくなる書き方を意識する。

驚いたのは、メールに優先順位をつけないということ。先日上司に優先順位つけて、後回しにしていいからと言われたけれど、優先順位考えてる間にすぐ終わる件。
少し前まで意識していたはずなのに、例外を作り始めてそれが当たり前になってしまった始末。よろしくない。

目的とビジュアルを意識する。まずはこの2つを月曜日からやっていこう。(今日が金曜日なのが悔やまれる)

2021/02/03

当たり前のことを改めて確認した感じ。
すぐ実践できることもたくさん書かれていたので、気をつけようと思った。
単語登録は参考にしながら追加した。
予測変換より正確だし、有効だと思う。

考え方はとても参考になるし、ごく当たり前なのだと思うが、具体的さに欠ける部分もたくさんあった。
これからメールを書く中で意識はしていこうと思います。

2021/08/30

目的を決めて書く
このメールを送った後に何が起こるかを先回りして書く
読みたいビジュアルで書く
結論から先に書く
自分から相手のファンになる
件名で開封したくさせる
選択肢を示して返信を誘導する
相手の感情大切に受け止める
ネガティブをポジティブフレーズに変換する
即レスもしくは受領の返信をする
特別な時にあえてメール以外の方法で連絡する
単語登録をする

日々使うメールにテクニックを投下することで他の価値ある仕事を進めることができる

2021/01/29

新卒社会人になるので、読んでみた。

基本的なことは自分ですでに実践できていたと確認できた。

一方で、学びもあった。
• 返信がすぐに出来ない内容のものは、期限を宣言して受信した旨を返信すること。
• お怒りメールには、ご心配おかけしたことに対する謝罪をすること。件名も変更すること。
• 「変更なし」など一見返信しなくてよいと相手が思うものに対しても、「変更の有無を〇〇までに教えてくれますか？」と確実に返信をもらうことではっきりとコミュニケーションを取る。
• 相手の依頼を承諾するときは「私も同じように感じていました」と共感を示してから承諾する。

あとは、パソコンの予測変換にストックが増やせたのが良かった。メール時短して、スマートに働きたい。