アウトルック最速仕事術 の商品レビュー

森新(著者)

2024/08/10

Outlookの効率的な使い方やショートカットなど含めて実践的な内容が多い。
仕事でOutlookを使っているならおすすめ。
実際に己の仕事のやり方改善と時間外の低減に大きく役立った、おすすめの一冊。

2024/06/29

ショートカットをちゃんと勉強したことなかったけど、かなり参考なりそう。

キーがどんな意味で、どんな役割かが書いているから応用できるし、
こんなショートカットもあるのではと思えて
自分に必要なものを調べるきっかけになった。

2024/04/13

突然ですが、私はメールというものが嫌いです。

仕事の内容では、諸々の個人的合理化を積み重ね、やり方を変え、順序を入れ替え、マクロを作り、自分の仕事量は上司には教えられない位減りました。

ただ、メールだけはそうなりづらいのです。

役員宛てだとそれなりの文面とデータ、部長（拠点長・支店長）には構えてはいるけどより要点が伝わるシンプルなように。直属の上司だとブレットでも直接入力でもどちらかというとフリーフォーマット。

つまり、メールの打ち方や作り方に決まったやり方が作りづらいのです。結果一通のメールに1時間くらいも使ったりもあったりで・・・。

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どうにかならないかということで手に取ったのが本書。

本書のポイントは個人的には2点で、
・アーカイブフォルダ作成、受信フォルダのTodo化
・Outlookでのショートカットの多用化でマウス使用（及び移動）時間を削減
という所だと思います。

換言すれば、Outlookの機能を十分に理解し活用することで、不要作業を減らし時短をしようというものです。

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さて本書で絶賛されているのでアーカイブ化、実行してみました。

で、やってみた実感としては、確かにメンテナンス時間は削減されたと思います。これまで多くのフォルダを分け、多くの振り分けルールを作り、人の出入りに応じてルールを変更するなど結構面倒でした。

あとはメールをよく見るようにはなりました。
これはメールに時間を取られる方向の要素ですが、状況を理解しておく上では良いことだと思います。

以前は、ああ年下君がやってるなあというCC案件は未読のままでエイっとDrag/Dropで別フォルダに移動し、そのまま放置というメールが大量にありました。

今回のアーカイブ化導入で要否を確認したうえでアーカイブフォルダに移動させるようにしたので、自然とよく読むようになった次第です。

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次に、ショートカットの導入について。

これは、Excel使用時に多くの方が覚えるかと思います。マウスを極力使用しないことに激しく同意するものなので、皆さん覚えましょう。

掲載ショートカットで私が気に行っているのがCTRL+Eで検索窓に飛ぶ奴ですかね。これはいつもマウスでクリックして移動していたので大分時間削減感があります。

他にも幾つか面白いショートカットがありましたが、ただ私は個人的にALTを使用したものを覚えており、ここから卒業するのに時間がかかりそう。

例えばメール送信はALT+S、送信者にメール返信はALT+H+RP、全員に返信はALT+H+RA。ALTを使用すると下線でハイライトしている文字を押下すればいいので明示的なのです。手数は多いけど。また押下キーもRAって多分Reply All だろうし、RPはReply Personnelなのかなあとか。分かりやすくない？。

個人的にはALT使用ショートカットから1タッチ削減するのが今後の目標です。

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他にも掲載した中で導入してみたのは、単純なEscを押してメールを閉じる、さらにあるメールを返信したら元メールも閉じるという設定、一画面にメールのみならずスケジュールを表示する設定、スケジュール確認要メンバーをoftファイルでデスクトップ保存（これから導入）というところ。

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ということで業務効率化の本を久々に読みました。

うちの会社はシンクライアントみたいな設定になっており、一部馴染まないテクもありましたがoutlookを避けてきた私としてはかなり参考になりました。他の類書も読んでもっと時間をかけずにメールをマネージしたいと思います。

入社して数年以降たったビジネスマンには参考になると思います。

2024/02/27

結構Outlookを使いこなせてると思うのだけど、なんかメールチェックに時間がかかって残業になってる気がする、と思い、「Outlook最強時短仕事術」という本と一緒に読んでみた。
で、結論この本はすごいと思う。
メール整理に悩んでる人は、余計なことを考えずにまずこの本の通りに従ってみて、不便なところを変えてみれば良いはず。

要旨としては、

フォルダ分けをせず
閲覧ウインドウを閉じて予定表を固定
リボンも閉じる
受信トレイにはなるべくメールを残さない
ショートカットによりなるべくマウスを触らない

これだけでとても快適になった。
なのに星５つでなく４つなのは、

８０ページの「最速整理術」のページで

「読んだメールの対応は必要なら、コントロール+ >キーを押します。これにより読んだメールは受信トレイに置いたまま閉じて次のメールを開けます。」

と書いてあるのだけど、これをやっていくと結局受信トレイに、「これなんだったけ？」というメールが溜まってしまったから。
結局「アウトルック最強時短仕事術」で読んだフラグ機能を使うことにより、「いつ対応すれば良いメールなのか」がわかるようになり、無事スッキリした。

あとはさっぱりとフォルダ分けをしないで、あとで困ったことにならないかな？という危惧はあります。

でもほんとに時短になりました。感謝！
Outlookの機能やショートカットを使いこなしてる人ほど一度読んでみると良いと思う。
逆にあまり使ったことない人は、多岐にわたる内容を書いてないので、他の本やネットも併用しつつ読むと良いと思う。

2023/12/09

仕事で一番使っているのはOutlook。そのOutlookにかける時間を縮小して労働効率を上げていきたいという熱意が伝わってくるし、とても共感できる。これを読む前後で考え方が180度変わった。自分を変えてくれた本。

2023/09/28

夫から「マウス使わないほうが仕事断然速いよ」と言われ、同じ著者の脱マウス術の本を図書館で検索して見つけた１冊。予約して脱マウス術よりも先に届いた。

仕事でOutlook使ってるけど知らないことばかりだった。
フォルダ分けしちゃってるし、閲覧も使っちゃってる…。言われても見れば、フォルダ分けで分類迷うことってあるから、いっそのことわけないほうが便利っていうのは納得。だけど検索もうまく使いこなせない…。

ショートカットキーは覚えるしかない。これを使いこなして時短でサクサク業務を終わらせたい。
慣れるまで手元に置いておく必要があるけど、買うほどホントに自分にとって有益かはもうちょい見極めたい。ということで、今のところは星４つ。

2023/08/06

私には合いませんでした。最近はteamsで仕事のやり取りをすることが多くなり、メールを使わなくなったため、効果は限定的かなと...。メール処理のショートカットが紹介されており、なかなか知ってる人が少ないような内容だったので、普段仕事で大量にメールを見る、送るなどしている人は、きっと役に立つと思います。

2023/07/08

todoバーを表示する、閲覧ビューはオフにする、と言った具体的な設定が、そうすべき理由とともに書かれていて、納得いく良書。
バックスペースでアーカイブできること知らなかった。
所々にあるコラムも、著者の考え方がわかり、とても参考になった。
ここに書かれていた設定や手順を実践して、1ヶ月後にどのくらい効果が出るのか非常に楽しみ。
著者の他の本も読んでみたくなった。

2023/05/22

良書　最速仕事術とあって、Outlookを日頃活用しているヘビーユーザのための書。
すくなくとも、年間500時間（1営業日　2.5時間）をメールに費やしている方に、20%である、100時間を低減することをうたっています。
一日7.5~8.0 時間の勤務時間の内、約30%は、Outlookに費やされている計算となります。
業務上もっとも重要なクライアントアプリケーションがOutlookであると言い切って、そのための、時間ロスの原因と、対策を論じています。

①画面の切り替えのロスの低減
②脱マウスのための基本的なショートカットの解説
③メール整理術　フォルダー、アーカイブの考え方
④検索、クイック操作、１分後送信による送信事故の防止
⑤高度なショートカットの使い方

索引がないので、機能網羅のためのマニュアルを別途ご用意されたほうが良いでしょう。

CONTENTS

はじめに

第１章　一番大切なPCのスキルは「アウトルックスキル」
第２章　時間のロスになる「画面の切り替え」を減らすテクニック
第３章　「脱マウス」に近づくための１０の基本ショートカット
第４章　仕事のスピードが生まれるメールの整理法
第５章　もっと時短したい人のためのスーパーテクニック集
第６章　もっと自体したい人のためのショートカット上級編
第７章　よくある質問

ISBN：9784478106778
出版社：ダイヤモンド社
判型：A5
ページ数：162ページ
定価：1600円（本体）
発売日：2019年05月30日第6刷

2023/03/18

Outlookで今すぐ使える実践的な時短術がサクッと学べたのがよかった。

この本の1番大きなトピックは、案件ごとにフォルダ分けをせず、アーカイブフォルダをつくって完了したメールは全部そこに入れていくこと。
フォルダ分けしてる人が変更しようとすると、自分にはうまくいかなかった時の反動が大きくてちょっとやるのは保留。

覚えたこと
・ctrl shift R
全返信
・ctrl 1 2
メールと予定表移動