「仕組み」整理術 の商品レビュー

泉正人【著】

2009/10/07

仕事術に続いて読んでみました。私の仕事の仕方は
何がいけなくてこんなに残業する必要があるのだ？
とふと疑問に思うようになったので。
無駄な時間をなるべくなくし、時間を作りたいと思
うのです。
…で、これを読んだ翌日、早速職場の机周りを３時
間かけて整頓いたしました。これでようやくスター
トライン。これからはファイルによる整理を実行し、
物を探さないですむように、すっきりした頭で仕事
ができるようになるかしら。

2009/10/04

整理することで時間を生み出す『仕組み』を作ろう

自分Point

?整理の日

『金曜日』は整理の日など、整理する日を決めてしまおう

?ITを活用しよう

eMemoPad

?メールのルール

メールは1度しか開かない

2009/10/04

仕組みという著者の直目
そして　著者の経歴　現在の仕事と
そのすごさを感じるも　著書から受けるものが弱いのは
自分が感銘できる粋に達していないからだろうか

仕組み　の重要性は広く認識されていると思う
その上で　どんな仕組みが有効なのか?
が　焦点になる

そのどんなの部分が　本書からは弱かったと思う。。

ＰＣのソフトの使い方やソフト紹介は参考になったけど
自分としては既に実戦していることであり

ファイル整理も　一般的なファイル整理の範囲であり
押し出しファイリングという超整理法からの引用
新鮮味がうすく　あっというまに読み終えてしまった

基本が大事
自分が既知のことであっても　未知の人もいる
また　既知であっても　現状　使い切れていない部分もある

本書は
基本書的なポジションなのかもしれない

２☆でもいいくらいなのだけど
著者の言葉には重みがあると思うので　一つ追加

現実として　実戦し結果を出していることこそが
一番の有益な情報なのかもしれない。

2009/10/07

2008.11.17読了　整理術の目的は、きれいに整理整頓することではなく仕事の効率化と説く。「仕組み」にのっとった整理術とは、誰が、いつ、何度やっても、同じように成果が出せるシステムのこと。無駄がなくなり、自分の成長へと繋がる自由時間が増える。

2009/10/04

さてさて、「仕組み」整理術という本を読みました。
同じような内容を別の本で読んだような気がしますが
DoHowの部分まで多く触れている一冊で
すごく良かったと思います。

捨てることの大切さ
頭を使う部分を分けることの大切さについて
書いてありました。

机の上が整理されていない人っていうのは
その人がどこに何があるのかわかるかもしれないですが
記憶していたり、それを探したりっていう時間は
頭の無駄遣いですよね。

あまり大きくない頭のキャパシティもっと良く使おうと思います。

結構何度も読み返している本なので
良本だと思います。お勧めの一冊。

2009/10/04

●目次
はじめに
１．なぜ整理が必要なのか
２．書類＆机周りの整理
３．PC＆メールの整理
４．頭の整理
５．時間の整理

●筆者の主張
大量の仕事を抱えているにもかかわらず、仕事が終わらない。やるべき仕事が多すぎて頭の中、机、メールが混乱し、目の前の仕事に集中できない。それらを防止するために、仕事に仕組みを導入すること。仕組みを導入することにより、いろいろな仕事がきちんと計画通りに終わることができるようになった。
仕組みとは、誰が何時、何度やっても同じ結果が出ることである。仕組みを導入することで、仕事をするのに最適な環境が作られ、時間を生み出すことが出来る。そのために、書類＆机周りの整理、PC＆メールの整理、頭の整理、時間の整理をおこなう。
仕組みの基本は、
・統一化、一元化、自動化
・ルールを設け徹底して実践する
・無駄な時間の削減を目指す
・整理しすぎない
・整理した時間を有効活用する。

●気づき
・整理が出来ない人は仕事の効率が悪い。仕組みを導入することで自分の時間を作ることができる。
・ものを探している時間が無駄だし、物の場所を記憶していることが無駄。
・書類を捨てることが重要。
・仕組みの基本は統一化、一元化、自動化
?書類＆机周りの整理
・記憶することが無駄であり、どこに何を保管してあるかを決めておく。
・整理することの肝は捨てること。必要かどうかの基準は、処理済みか？重複か？もう使わないか？
・書類はストック書類（保存するもの）とフロー書類（現在進行中）
・フロー書類はクリアファイルへ。クリアファイルに表紙を付ける。例0801仕組み整理術。クリアファイルは、ファイルボックスに入れ、書類を取ったら必ず左に戻すという押し出しファイリングを実施。
・ストック書類も、近いうちに使うものは、クリアファイルへ
・保管するものは、クリアボックスへ
・念のため取っておくものは段ボール箱へ入れ、まとめて捨てる。

・よく使うものは机へ、置くものは定位置を決める。
・本雑誌は切り抜きし、レバレッジメモを作成
・毎週金曜日を整理の人と決めているので、アウトルックから連絡がくる。

?PC＆メールの整理
・多くの情報を一元化して管理。
・検索はGOOGLEDESKTOPへ
・仕事はフォルダ3段階で管理。仕事⇒会社別⇒プロジェクト別
・ファイル名は付け方を決定。たとえば、080830仕組み整理術第3章
・仕事中のファイルは、フォルダをデスクトップへ。作業が終わったら各フォルダへ。
・バックアップは毎月実施。
・グーグルリーダーやEmemopad等。
・メモを取る際には、記号を付けて管理する。
・開いたメールは、素早く返信。早く返信すれば先方も答えてくれる。
・既読メールは「分類項目」で整理する
　未対応は赤
　一日以内に使うメールは青
　返信待ちは黄
　とりあえず保留はオレンジ
　保存データは緑

４．頭の整理
・忙しいと頭がもやもやする。
・TO　DOはすべて書き出し、OUTLOOKで管理する。
・作業系の仕事は他人に任せる。任せるときは時給換算する。
・チェックリストで業務を整理する。月末に行う業務のチェックリストなど。
・会議も事前に確認し参加者全員が議題を把握しておく。
・ルールも自動化して守るようにする。

５．時間の整理
・OUTLOOKで整理することを決める。
・ルールもTODOに入れる。確認事項は水曜日
・がんばるタイムの導入
・電話の時間も人の時間を奪うこと

2009/10/04

【目的】
整理整頓を仕組み化してシンプルにする

【引用】

【感じたこと】

【学んだこと】
「進行中」と「ストック」に書類を分ける。サイズ・形は統一する。クリアファイルには表紙をつける。そしてファイルボックスへ。
使ったものは左端に置く、などのルールを設けると、自然と普段使うものが左端にあるという状態が作れる。

2009/10/04

■整理術を記した本
１．統一化、一元化、自動化
２．紙の情報は、PDFでペーパーレス
３．本を読んだらレバレッジメモ。
４．仕組み化を意識する。

2009/10/04

この本は机回りの整理はもちろん、「ＰＣ」や「メール」、「頭の中」、「時間」の整理術について書かれています。

この本のいう「仕組化」は、ルーティーン化とも言えると思いますが、私も結構やっています。私は机回りがぐちゃぐちゃなのはダメな性格でして・・。
机回りがぐちゃぐちゃな人は、自分はどこに何があるかわかっているとか、その方が仕事がはかどるなどとよく言いますが、実際どこにあるかなど、わかっていないことが多いし、探すのに結構時間を使ったり、人に探すのを協力してもらったり、最終的に見つかればまだマシですが、結局、他の書類に紛れて見つからなかったりします。給料を貰っているならば、そんな時間は会社にとってムダですし、自分にとってもムダです。

私はこの本を読んで、もう少し突き詰めてやってみようと思いました。

2009/10/04

「仕組み」とは、誰がいつ何度やっても同じように成果が出るシステムと著者は定義しています。自動化、一元化、統一化することで最小限の努力で効率的な業務を遂行していくノウハウが紹介されていました。個人的には、期待値が高過ぎた影響もあるのか、いま一つ読後に満足感が得られませんでした。この本に比べると、06年の小山龍介氏のHACKS!シリーズの方がより具体的/実践的な内容でした。どうも最近の勉強本や仕事のノウハウ本の中には、ホンモノと思える知識や技術を著者が全身全霊で
書いたものと、ちょっとしたコツ程度やネタの使いまわし程度の本が増えている気がします。今回の本が全くもって自分に合わなかったというわけではないですが、本に対する目利きをしっかりした上で手に取らないと、時間という貴重な資産を無為に減らしてしまいますね。

本の帯に「ベストセラーレバレッジシリーズ著者 本田直之氏推薦！」と銘打っていました。最近、勝間氏推薦！だとか、○○推薦！ということで、あたかも本としての内容が保障されているかの戦略？が多くなったように思えます。今回の泉氏を推薦している本田氏は日本ファイナンシャルアカデミー株式会社の代表取締役と社外取締役の関係です。身内同士でお互いの本を推薦し合うのはダメだとは思いませんが、本当に推薦に値する1冊を推してもらえないと、推薦した人の目利きも疑ってしまいます。