アウトルック最速仕事術 年間100時間の時短を実現した32のテクニック

森新(著者)

• 販売会社／発売会社: ダイヤモンド社
• 発売年月日: 2019/03/29
• JAN: 9784478106778

商品レビュー

2024/08/10

Outlookの効率的な使い方やショートカットなど含めて実践的な内容が多い。
仕事でOutlookを使っているならおすすめ。
実際に己の仕事のやり方改善と時間外の低減に大きく役立った、おすすめの一冊。

2024/06/29

ショートカットをちゃんと勉強したことなかったけど、かなり参考なりそう。

キーがどんな意味で、どんな役割かが書いているから応用できるし、
こんなショートカットもあるのではと思えて
自分に必要なものを調べるきっかけになった。

2024/04/13

突然ですが、私はメールというものが嫌いです。

仕事の内容では、諸々の個人的合理化を積み重ね、やり方を変え、順序を入れ替え、マクロを作り、自分の仕事量は上司には教えられない位減りました。

ただ、メールだけはそうなりづらいのです。

役員宛てだとそれなりの文面とデータ、部長（拠点長・支店長）には構えてはいるけどより要点が伝わるシンプルなように。直属の上司だとブレットでも直接入力でもどちらかというとフリーフォーマット。

つまり、メールの打ち方や作り方に決まったやり方が作りづらいのです。結果一通のメールに1時間くらいも使ったりもあったりで・・・。

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どうにかならないかということで手に取ったのが本書。

本書のポイントは個人的には2点で、
・アーカイブフォルダ作成、受信フォルダのTodo化
・Outlookでのショートカットの多用化でマウス使用（及び移動）時間を削減
という所だと思います。

換言すれば、Outlookの機能を十分に理解し活用することで、不要作業を減らし時短をしようというものです。

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さて本書で絶賛されているのでアーカイブ化、実行してみました。

で、やってみた実感としては、確かにメンテナンス時間は削減されたと思います。これまで多くのフォルダを分け、多くの振り分けルールを作り、人の出入りに応じてルールを変更するなど結構面倒でした。

あとはメールをよく見るようにはなりました。
これはメールに時間を取られる方向の要素ですが、状況を理解しておく上では良いことだと思います。

以前は、ああ年下君がやってるなあというCC案件は未読のままでエイっとDrag/Dropで別フォルダに移動し、そのまま放置というメールが大量にありました。

今回のアーカイブ化導入で要否を確認したうえでアーカイブフォルダに移動させるようにしたので、自然とよく読むようになった次第です。

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次に、ショートカットの導入について。

これは、Excel使用時に多くの方が覚えるかと思います。マウスを極力使用しないことに激しく同意するものなので、皆さん覚えましょう。

掲載ショートカットで私が気に行っているのがCTRL+Eで検索窓に飛ぶ奴ですかね。これはいつもマウスでクリックして移動していたので大分時間削減感があります。

他にも幾つか面白いショートカットがありましたが、ただ私は個人的にALTを使用したものを覚えており、ここから卒業するのに時間がかかりそう。

例えばメール送信はALT+S、送信者にメール返信はALT+H+RP、全員に返信はALT+H+RA。ALTを使用すると下線でハイライトしている文字を押下すればいいので明示的なのです。手数は多いけど。また押下キーもRAって多分Reply All だろうし、RPはReply Personnelなのかなあとか。分かりやすくない？。

個人的にはALT使用ショートカットから1タッチ削減するのが今後の目標です。

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他にも掲載した中で導入してみたのは、単純なEscを押してメールを閉じる、さらにあるメールを返信したら元メールも閉じるという設定、一画面にメールのみならずスケジュールを表示する設定、スケジュール確認要メンバーをoftファイルでデスクトップ保存（これから導入）というところ。

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ということで業務効率化の本を久々に読みました。

うちの会社はシンクライアントみたいな設定になっており、一部馴染まないテクもありましたがoutlookを避けてきた私としてはかなり参考になりました。他の類書も読んでもっと時間をかけずにメールをマネージしたいと思います。

入社して数年以降たったビジネスマンには参考になると思います。