“アウトライン記述法"でA4一枚の文書がサクサクつくれる本

地蔵重樹【著】

• 販売会社／発売会社: 日本実業出版社
• 発売年月日: 2012/06/12
• JAN: 9784534049582

商品レビュー

2021/05/23

『A4一枚の文書がサクサクつくれる本』　　地蔵重樹・著
　・　アウトライン記述法を使えば、簡単に文書が作れる
　　‐　おもいつくまま項目を書き出す
　　‐　項目を入れ替えて構成を整える
　　‐　文書をはじめから書かなくていい
　　‐　どんな文章も、短い文章の集合体

2014/10/05

Ａ４１枚のビジネス文書をアウトラインプロセッサを使っている要領で書けるところから書いていこうという提案。
エバーノートの使い方の提案もあり、結構有用。論文の幹を作る際の参考になる本。

2014/06/28

上司は感想ではなく、判断を求めている
　情報を伝達する文書には、書き手は心情を入れないように心がける必要はありますが、判断は入れる必要がある、ということである

アウトライン記述法のメリット
・文書の階層構造がはっきりわかる
・部品に分けて考えるので、全体の文書がプレッシャーにならない
・どこから書き始めてもよいので着手しやすい
・アウトラインができているので、書いている途中で迷子にならない
・検索性の高い文書が出来上がる

相手が必要な情報をアウトラインにする
その文書を読む相手にとって何が必要化を想像することによって必然的に書かなければならない内容が明確になる

【項目の例】
・趣旨
現在社内に問題が発生しており、それに対して改善案を提出しますよ、ということを簡潔に宣言すればよい。
・現状の問題点
業務改善室に寄せられている問題点を要約して紹介します。
・改善目標
現状の問題点で掲げた問題に対応する形で、現在で規定なことが改善された状態を目標として掲げます。
・改善案
どのように情報管理を行うのかという運営方法に関する項目と、その運営に必要な手段を説明するために、改善方法と改善手法という２項目をぶら下げてみる
・今後の予定
例文では段取りのみを記載しておきますが、日程まで記載できればより具体的になりますし、場合によっては別紙でスケジュール表を添付するとより効果的である。

①読み手の立場に立って、読み手が必要としている、あるいは欲している項目を想像して書き出してみる
②自分が主張したい項目を書き出してみる
③自分が知っていること、つまりもっている情報を項目として書きだしてみる
これらのいずれかの方法で項目を書き出したら、次に順序を決めます
①の方法で書き出した項目は、読み手が理解しやすい順番を想像して並べ替えてください、あるいは読み手が知りたいと欲している順でも良いです。
②の方法で書き出した項目は、自分が伝えたい順序、あるいは伝えやすい順序に並べ替えるようにしましょう。より工夫するのであれば、相手を説得しやすい順序、あるいは相手が理解しやすいであろう順序に並べ替える方法で構わない。
③の方法で書き出した項目の順序は②と同じ方法で決めます。こうして順序を決めたら各項目に、より具体的な項目をぶら下げていきます。ぶら下げた項目は、さらに分解された項目をぶら下げても良いですし、補足をぶら下げればその補足分が見出し、あるいは小見出しに対する本文となります。

文書を書く際に必要なこととして、情報を集めることです。少なくとも文書を作成する側は、文書を読む側よりも、多くの情報を持っている必要があります。
情報を得てもまだかけそうにないときは、「事実」と「意見」と「感想」を分離してみます。

接続詞の使い方で読みやすさに差が出てくる
文書にバリエーションを持たせる接続詞
・同列の内容を繋ぐとき：また、さらに、そのうえ
・反対の内容に繋ぐとき：しかし、ところが、でも、反対に
・理由の解説に繋ぐとき：なぜなら、というのも
・結果の内容に繋ぐとき：その結果、それゆえ、つまり、従って
・話題を変更するとき：ところで、一方
・補足に繋ぐとき：なお、ちなみに

ワープロソフトの校正機能
校正機能設定画面で設定する。
校正専用ソフトで有名なのは、just right!である