ロジカル・ライティング 日経文庫

清水久三子【著】

• 販売会社／発売会社: 日本経済新聞出版社
• 発売年月日: 2013/10/17
• JAN: 9784532112950

商品レビュー

2022/11/07

良書：本書を読めば、論理的でわかりやすいビジネス文書が作れますというのが売りです。そのために、ビジネス文書を「共有」「報告」「依頼」「提案」の４つのタイプに分け、文書タイプごとに筋道や構造をどう考えるかを提示しています。

気になった言葉は以下です。

＜わかりやすい文書をつくるには＞
・本質を伝えるためには、相手がわかる言葉や表現を駆使して伝える必要がある
・どう伝えるかではなく、何を伝えるかを考える
・ＩＴ時代のビジネス文書の要件は、４つ。①わかりやすさ、②本質を相手の言葉で伝える、③ツールに頼らず本質を際立たせる、④圧倒的なスピードを付加価値とする
・ビジネス文書の目的は、「相手に自分の望む行動を取っていただくこと」、そのためには、「要するに何をいいたいのか」を読まなくても見ればわかるくらい削ぎ落して、本質を伝える。
・「わかる」とは２つの意味がある。①意味を理解すること⇒内容を理解した　②意義を納得する⇒納得したので、行動を起こす
・ロジカルとは、道筋、構造。つまり、メッセージやストーリが筋道立っていて、構成が構造的である。こと。
・ビジネス文書の設計図は、「メッセージ」「ストーリ」「構成」からなっています。
・メッセージ（＝いいたいこと）は、ＡならばＢ。Ａがぬけていると、Ｗｈｙ？（なぜ？）、Ｂがぬけていると、Ｓｏ Ｗｈａｔ？（それで？）となる。
・ストーリーはメッセージを効果的に伝えるための話の展開をいいます。メッセージを相手の理解度や嗜好に合わせて、制限時間内に伝えること
・構成は、話の全体像とその中の部分の関係性をいいます。複雑で広範囲におよぶビジネスでは構成をみえる化しないと、何の話のどこを説明しているのかがわからなくなります。
・ビジネス文書のタイプは４つ。
　①共有：Share 議事録、イベント告知
　②報告：Report 報告書、
　③依頼：Requet アンケート、仕事の依頼、紹介・推薦などの協力要請
　④提案：Propose 企画書、提案書

＜文書の作成方法＞

・①目的を明確にすること
・いきなりパソコンで書き始めないこと
・目的設定①　どんな行動を取ってもらいたいのか
・目的設定②　そのためには、何を理解してもらいたいのか
・目的設定③　そのためには、どのような状態にするべきか
・目的設定が甘いと、”理解できない、”判断ができない”だから、行動に結びつかない

・②ターゲットを知る
・相手の期待レベルと理解レベルを徹底的に考える：プロファイリングという
・相手の期待を超えたものを提供する、意外性、ＳＷＯＴを使う
・相手の理解レベルから言葉を選ぶ

・③メッセージを構成する
・メッセージ＝主張×根拠
・論理構造は、ピラミッド構造で考える
・タテ：主張に対して、なぜ５にも耐えられるものに
・ヨコ：相手の感情に染み入る構成にする。時間の順序（過去、現在、未来）、重要度の順序（大、中、小）、構造の順序（市場、競合、自社）
・フレームワークを使う。①相手の理解が深まる、②検討事項の抜け漏れを防げる、③検討軸のレベル感がそろう
・フレームワークとは、３Ｃ，ＳＷＯＴ，ＰＥＳＴ，５ＦＯＲＣＥ，４Ｐ，４Ｃ，ＰＤＣＡ，ＱＣＤ，５Ｗ１Ｈ　等
・あくまでも相手の論理で展開すること
　　自分の論理　対応できません
　　相手の論理　対応すべきではありません
・ここまでできたら、文書の設計図である、ストーリーボードを作る（＝伝えたいことがはっきりしていることが前提）
　　メインメッセージ⇒サブメッセージ　人によって　背景からちゃんと説明する　結論を先にのべる
　　退屈しないように、山場を要所に盛り込む

・ここからやっと、ＰＣで、資料を作りましょう。

目次は、以下の通りです。

はじめに

第１章　「わかりやすい」文書を作るには
第２章　目的を明確にする　基本ステップ①
第３章　ターゲットを知る　基本ステップ②
第４章　メッセージを構成する　基本ステップ③
第５章　共有文書の書き方
第６章　報告文書の書き方
第７章　依頼文書の書き方
第８章　説得文書の書き方

おわりに

2020/01/05

いかに相手の言葉でわかりやすく、本質に迫った文書をスピーディに作成するかを教えてくれる。
ビジネス文書の設計図としてメッセージ（主張と根拠）、ストーリー（背景や前提などメッセージを効果的に伝える流れ）、構成（話の全体像）の３つの要素がある。
文書作成のステップとして、まずは目的の設定がある。どんな行動をとってもらいたいのか、そのために何を理解してもらい、そのためにどのような状態にすべきかを考える。その次がターゲットの把握。プロファイリングシートを作成し、メインターゲットを明確にし、その期待度と理解のレベルを押さえ、何をどうやって伝えるかを明確にする。そしてメッセージの構成で、ピラミッド構造を活用してロジカルにメッセージを組み立てる。
あとは文書の種類ごとの書き方で、議事録や案内などの共有文書、活動報告や調査報告といった報告文書、依頼文書、ソリューション提案書や企画提案書といった説得文書などを書く際の注意点を列挙。
今後文書を書く際に参考にしたい。また、グラフの使い方の注意や各種フレームワークなどの付録的なものも参考になる。

2018/12/20

Vol.349 飛躍していないか？構成に全体感があるか？関連性があるのか？http://www.shirayu.com/letter/2016/000706.html