和田裕美の性格がよくなるメールの書き方 知らないうちに相手をカチンとさせていませんか？

和田裕美【著】

• 販売会社／発売会社: 光文社
• 発売年月日: 2013/05/20
• JAN: 9784334977436

商品レビュー

2023/12/17

メールや手紙は、文章の流ればかりを気にしながら、用件だけを書いてしまう。でも、そこに優しい想いを入れたら読み手も穏やかに読んでもらえる。そう気づかせてくれた1冊です。

2020/08/30

今は職場の主なコミュニケーションツールがメールなのだが、他部からの急すぎる依頼、ふてぶてしい依頼、言葉がキツい内容、長すぎて何言ってるかわからない文面…
忙しいなか、文章で内容と礼儀と読み易さのバランスを完璧に取れるメールって書くの難しい。

メールを書くなら「読んだ人がちょっとやる気になる」「受け取った人を幸せにする」文を書こうという一言にハッとした。
最近ストレスからか、言葉がネガティブになって、周りに負の影響を与えてる気がする…と反省し、自戒のために読む。

○ポジション・ライティング
・相手とどういった関係を築いていきたいか考えて書く
・相手がどういう関係を求めているかを考えて書く
・挨拶→テーマ→理由→結論を守っている

(NG例)
→外部の方には丁寧なのに、社内宛になると急に上から目線になる
→お友達相手のような、独りよがりな誤ったフレンドリーさを出す文面
→感情むき出しの捨て台詞や相手を心配している風で痛め付ける文章
→言い訳やネガティブな表現が多い

○IEバランス
欲しい情報があれば満足する人もいるし、(特に女性に多い)感情や雑談系の一言に満足する人もいる。
ビジネスメールであればI(information)が足りていれば合格だが、E(感情)もいれると人間味が増して親しみやすくなる。

・ありがとうございます以外の感情表現の文を書けるようにしておく
・やたら文章が長い人はEよりの人が多いので、そのレベルに合わせて長めに書くとかする工夫をする
・Eを入れるかはポジションはわきまえた上で判断する(上司への報告メールに感想は不要etc…)

○シンパシー・ライティング
Eの部分で相手への共感を入れる事によって相手の心に届く。
でもこの章が１番むずいなーと思った。
(愚痴ってくる相手に、ホントは思ってないのに「何かお手伝いできることがあれば声をかけてください」なんて言いたくない…「頑張って下さい」じゃダメなのか…)

(NG例)
・共感ではなく自慢になっている
・コピペ文章で具体性がない

○ACTライティング
賞賛、思いやり、感謝の略。
どこが良かったのか具体的に書けるとコピペ感が減ってgood。

・顔文字、(笑)は、ジョークを表現するときに使う。目上の人や人間関係がまだできていない人には使わない。

○ファジーライティング
断りの仕方において、相手に非を認めさせる事ではなく、約束を守ってもらうこと。
「私は前からそう言ってたよね？忘れてたでしょ！」という文面は自分が正しくても相手の感情を逆撫でするので、「言ったつもりだけど届いてなかったらごめんなさい」体で入る

※約束ごとにおいて責任の所在を曖昧にするのはビジネスにおいて非常に大きな損害を出す可能性もあるけど…
今の人間関係を円滑にしたい場合は有効かな。

ヤフコメとかでもよく見るけど、自己責任は曖昧にして、他人のミスには断定的に否定するのはカッコ悪いな…

○ポジティブライティング
条件より可能性をかく。不安を取り除くために具体的な数字と、自分を一歩下げた謙虚な励ましもアリ。

１番大切なのは送る前に読み直す。
これだけでも誤字が減って十分効果アリ！(笑)

2016/05/22

メールを書くときに気をつけるべき8つの基本は当たり前のような気もしたが、今一度心に留めておきたいもので勉強になった。特にIEバランス(情報と感情のバランス)とACT(admiration,consideratin,Thanks)ライティングはメールで意識的に活用したいと思った。心に訴えかける、相手を思いやる姿勢を常に持った考え方がとても素晴らしいと思った。