「3人で5人分」の仕事を無理なくまわす！ の商品レビュー

小室淑恵【著】

2011/12/15

”忙しいけど儲かっていない”

人は増やせないけど、
仕事の量を増やしていかないと
なかなか利益がでるまでになりません。

本日ご紹介する本は、

人は増えないのに、仕事ばかり増える職場で
「結果を出す」21のアイデアをまとめたものです。

ポイントは
「個人からチームへ」

個人で、ちょっとした仕事の工夫を
やっている人は多いと思います。

しかし、それだと個人の効率が
ちょっと上がるだけで、チーム全体の
パフォーマンスとしては、
あまり効果が上がりません。

ＩＴの使いこなしや時間効率のアイデアを
「個人の勝手な行動」から「チーム全体への貢献」へと
変えることが、これからは重要になります。

「誰でもできる」

限られた人員で高いパフォーマンスを出すには
誰でもできる仕事を増やすことが重要です。

特定の人しかできない仕事が多ければ多いほど
個人が仕事にしばられ、身動きが取れなくなります。

マニュアル化と情報の共有がポイントになります。

「悪循環」

”忙しい”→”他人の仕事をかまう余裕がない”
→”仕事を抱え込む”→”ますます忙しい”

悪循環です。

1人だけ懸命にがんばって成果を上げても、
チーム全体で見た場合、事態はあまり変わりません。

みんなが、全体視野を持って、
チームが成果を上げるにはどうすればいいか
を考えることが重要です。

「全員メンター」

メンターとは”よき指導者・助言者”のような意味です。
助言者がいるのといないのとでは、
仕事の効率、自分の成長に大きく影響します。

年齢や、上下関係などに関係なく、
メンバー同士がメンターとなり。
お互いに補完し合い、育て合うという
意識を持ちたいと思います。

ぜひ、読んでみてください。

◆本から得た気づき◆
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１０年前と比較してＩＴを使って効率化できるものは増えている
ＩＴの使いこなしや時間効率のアイデアを「個人の勝手な行動」から「チーム全体への貢献」へと変える
「働き方を見直す」＝組織のモチベーション向上と生産性改善の方向で考えるしかない
人間の脳が集中力を発揮できるのは、朝目覚めてから１３時間以内＝残業は実は非効率
忙しい→他人の仕事をかまう余裕がない→仕事を抱え込む→ますます忙しい
1人だけ賢くなって成果を上げても、事態は何も変わらない
チームの生産性を高め、生き残れるのは、人を育てようという会社だけ
メンバーの力を引き出し、伸ばすには「怒る」より「ほめる」ほうが大事
時間にも限界があり、自分1人のできることにも限界がある＝「人を育てる能力」を身につけると、成長できるチャンスになる
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◆目次◆
第1章 職場の欠員をチャンスと考える時代
第2章 補充ゼロでも仕事をまわす方法
第3章 働き方は変えられる
第4章 対談「3人で5人分」の成果を出す秘訣は現場の意思表示にあり!
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◆マインドマップ◆
http://image02.wiki.livedoor.jp/f/2/fujiit0202/d9f8166a740f8fa4.png

2011/10/02

「欠員補充ゼロ」時台に少ない人数で仕事を回すため、仕事の割り振りと効率を見直すための方法

いやー、この本経営者に読ませたいですよ、まじで。
時間に追われながら切羽詰って仕事してるワーママは勿論参考になるし、でも実は今ふるふるに時間使って残業漬けの人達にも一度この本読んで考えてもらいたい。それ、ホントに必要？って。

最近情勢が厳しいし、一度欠員が出ると二度と補充されずにどんどん人が減っていくみたいな事、かなり多くの人が経験してるんじゃないかと思う。

私は育休を２年取ったんだけど、結局２年間人は補充されず。。。私が持ってた仕事は分散して他の人が担当してくれてました。
で、今私がやってる仕事は復職してから新たに引き継いだ仕事なんだけど、５年くらい前だとこれ３人でやってた仕事でした。

基本定時で帰るもんで、そんなもんそのままやってられっかー！ということでこれイラン！と思う作業は捨てまくり、今のところ定常時は定時帰りを実現しとります。
でもこれ、仕事丸ごと渡してくれて、結果出るならやり方問わないって直属上司が認めてくれてるからできるんですよね。
そして、私自身、保育園にお迎えに行くには絶対に定時で帰らなきゃ！というプレッシャーがあるから、これができたりするんですよね。。。
そういうのなかったら、正直だらだらやっちゃう気もする。

まあ、私も昔はほとんど泊り込み状態で仕事してた時期もあるし、今でも正念場って時はいつもの時間量ではさばけないし、そうはいっても難しいんだよーという気持ちはわかるけれど。
でも、絶対に無駄な仕事、削れる仕事ってしてるんだよね。そして忙しいとますますそれを見直せなくって、さらに仕事が溜まっていくっていう悪循環になってるってのが実態。

付け焼刃じゃなくて、ちゃんと業務を見直して最小のインプットで最大の効果をあげる事で評価される、そしてそれが個人に属するものだけじゃなくてチーム全体でそれを共有して実現する、こういう視点があれば仕事の時間量は絶対に減らせる部分があると思う。

問題は、そういう意識をどうやって根付かせていくのか。。これが難しい。昭和レトロまるだしのおっさんの意識改革ってどうすればいいんだろうな。。親の介護とかあっても妻に丸投げしそうだから当事者になりそうにないし。
そういうおっさん率が低いところに自分が行くほうが近道な気がするけれど、何かいい方法ないかな。うーん。

地道に成果あげて味方をコツコツ作る、結局これなのかなあ。
今のところ周りに恵まれててラッキーなんだけど、やっぱり実力付けとかないとな～、マジな話。

2011/07/30

①１５分刻みで仕事の予定を立てる。②業務とそれにかかる時間をセットで考える。③残業なし、定時で終わるように予定を立てる。④それぞれの業務に優先順位をつける
一方、報告メールは、実際にかかった仕事の時間を記入することで、見積もりとの差異を確認し、その原因を自ら考えるクセが身につきます。
知識。スキル不足の人は、まず思いきって残業をやめることを決意してください。定時で退社して、自己研鑽の時間を作り出すのです。
インパクトが小さくて本業度が低いものをゼロベースで見直すこと。見直しの結果、別の部署へ付け替えたほうがよかったり、残った人間に薄く分配するよりもひとつにまとめてアウトソーシングしたほうがコスト安だということがわかったりします。限られた人員で最高のパフォーマンスを出すためには、「誰でもできる化マニュアル」を筆頭に、職場内で全ての情報を共有することが前提になります。
働き方チェンジナビというモバイルサイトを開始。
「スリムタイマー」はワンクリックで時間管理ができるフリーのオンラインサービス。
部のメンバー全員の進捗具合に目を配りながら、声を掛け合いながら進めたところ、部全体の数字を達成することができた。
先に進めない原因をひとつ取り除くだけでも、仕事は乗り越えられたりするものです。話を聞いて共感したり、即座に手を差しのべあうことが、できるためには普段から職場の人間関係が開かれたものでなくてはならないのです。
情報を常に見える化し、自分以外の人もすぐに使えるようにしている人をきちんと評価するしくみを導入する。自分のスキルやノウハウをマニュアルにして職場で共有したり、仕事を移管することで自分が新たな仕事を生み出す時間を作り出したりすることを評価基準に入れることも有効です。さらに、後輩を指導した人にもきちんとした評価のポイントをつけるしくみを構築する。
一見、多くのお客様に声かけしたほうがチャンスも増えるような気がします。しかし、何の戦略もなく、ただお客様に「こんにちは～」とあいさつして、相手の雑談につきあって２０分ほど無為な時間を過ごし、商談の糸口もつかめないまま、「では、今日はこの辺で」となってしまったのでは、あなたの仕事は一歩も前に進みません。
ひとつの商談が終わったら、次のアポイントに向かう前に、今回の商談のまとめと次回訪問への課題を書き留めておくのに５分、携帯電話などに緊急の案件が入っていないかの確認に５分、そして、次に向かう商談に対して、「今日はこの３点は必ず確認しよう」といった戦略を立てるのに５分、といった戦略時間を持つこと。
メンバーの力を引き出し、伸ばすには、「怒る」より「ほめる」ほうが大事です。そして、「メンバーをほめるメンバーをさらにほめる」となれば、「ほめ言葉がまわるチーム」に変貌していきます。
人を評価する側になったときには、ぜひ人を育てる能力があるかどうかを一番先に評価してください。
上司がしなければならないのは、部下に遅くまで残業をさせることではありません。自らが率先して定時で帰るだけでなく、部下が定時で帰れるような環境を作ってあげることです。部下を定時に帰すために、仕事に優先順位をつけるということは、上司の力量が試されているのです。捨てる指示ができない上司は、仕事の優先度がつけられない上司です。自分の部署に一番インパクトのある仕事はこれ、人的補充もない現状では切り捨てたほうがいいインパクトのない仕事はこれ、といった具合にきちんと差配できるには、ある意味仕事に精通していることが求められます。
これからの上司に必要なスキルは、部下が最速で最適な仕事ができるインフラを整えてあげることです、それは仕事に優先順位をつけさせることであってもいいですし、他の人への仕事の任せ方でもかまいません。単純に、システムのバージョンアップで済むこともあるでしょう。

2011/05/09

朝メール、夜メールの活用
仕事は捨てるか渡さないと減らない。
部下を育てる。
早く帰ると、周りが良く見えて、アイデアが沸く。

2011/05/07

プレジデントロイターでも同じ記事を見ていたので、それを読んでのレビューになります。

昨今の人員削減に伴う職場の混乱にいかに対処するか、
そして逆にまたその少ない人員構成をどうプラスに転換するか、
などの具体的手法や考え方はとても参考になります。
その一方で出たら目なリストラによる職場の生産性の低下にも触れており、
本当に職場・現場を理解した上での意見だと感心しました。
それもそのはず著者の経歴を見れば、
大企業とはいえ、若い内から苦労してきたのが窺い知れますから。

2011/05/05

ホウレンソウを朝晩メールで義務化と、
ITを使えない人を使えるようにする方法と、
残業は悪という概念の共有化と、
ノウハウをマニュアル化して全員で共有するのと、
自分しか出来ない仕事を持ってるやつは仕事が出来ないやつで、
組織にとってリスクとなるような仕事の進め方はイカンよっていう。
そんな話。

2011/05/03

久し振りに彼女の本を読んだ。
朝メール、夜メールの仕事を15分刻みで組み立てて仕事を見直す方法に加えて、再度認識したこと。
誰もが定時で帰るために仕事を見直す気気持ちが大事。たとえ、残業できる人でも定時に帰って自己研鑚する時間を持つことや場所を変えて仕事をすることだけでも、結果仕事の効率化につながる。
また、マニュアル化やIT化でラインの人の仕事が効率的に進むようまだまだ見直しがいるなあと自分の仕事を反省。
大変オーラが降って来たら自分も出して予防線を張るのではなく、その気持ちを理解してあげる言葉を発すること。そして、業務の分散化を考えることが返って効率良く仕事をする人だけに仕事が流れる不公平感のあるシステムにならない方方。
面白かったのはアナログ上司の扱い方。ケーキを粉から焼くことをいきなり教えるよりまずはスポンジにクリームでデコるところから教えるように、仕事も雛形を作って取り掛かり易くして仕事を任せることも大事。
ドミノ人事も面白かった。上司が不在や欠員の時は、給料は変わらないなどの条件はあるが、その役割を部下が担うチャンスを作る。

2011/04/17

本書では欠員補充ゼロ時代の職場マネジメントのポイントをわかりやすく事例をベースに提案している。
いくつかポイントをあげると、⑴時間に仕事を割り当てるという発想の転換、⑵仕事のマニュアル化による属人化の防止、⑶ドミノ人事でチーム力を底上げする、⑷仕事の成果を時間当たりの生産性の高さで正しく評価する、⑸段取り力を高める、⑹長距離ランナー的な働き方を身につける。等々
これらの決して特別な事ではない取り組みをきちんと行なう事でチームが見違えるように活性化し、より成果を上げられるようになるという内容である。チームマネジメントに行き詰まり、疲弊•泥沼化している管理者にお薦めの一冊である。

2011/04/02

どんどん人員が減らされる中、どうすればストレスなく働けるのか考えるために読んだ。
みんなで共通理解。仕事のマニュアル化が大事だと感じた。
使えないな～と思うよりも働いてもらえるように引き継ぎをしようと思った。

2011/03/30

長時間働くことでしか成果が上がらないような仕事の
問題点を洗い出し、短時間で成果をあげられるようにする為に
どうすればいいのか？と言う考え方やノウハウの一部を
公開している本。
著者は実際にコンサルとしてこの問題解決に向けたミッションを
複数の会社で実施しているので、なるほど、確かにと思う。
その内容も実施するだけなら正直それほど難しい事ではない。

しかし、個人で実行しても残念ながら効果はないだろう。
それどころか、効率化して圧縮できたスペースに、同僚の
あふれた仕事を入れられてしまうだけかもしれない。

ボトムアップで実施するよりも、他力だがトップダウンで
進めないと効果は限定的だと思うが、自分の仕事への取り組みや
効率的にどう仕事を進めればと考える時のヒントとして有効だと感じた。