速効メソッド ITエンジニアのためのビジネス文書作成術 の商品レビュー

髙橋慈子(著者),藤原琢也(著者)

2022/01/16

議事録や週報、要件定義書など、ITエンジニアがよく書く文書についての書き方について解説した本。
前半は基本的なテクニックや掟、後半は具体的な文書にたいする書き方とテンプレートについての解説で今後の仕事で活用してみたいと思った。
「プレインイングリッシュ」という考えは、英語にかぎらず、日本語でもあてはまることだそう。具体的には「重要な情報は文書の先頭におく」「長文よりは短文で書く」「主語・動詞・目的語を近づける」「短くシンプルな単語を使う」というルールがあるそうだけど、こういうのが定められてるというのは、いいことだよなと思った。日本語の公文書にも、そういう分かりやすい書き方って定められていたりするのだろうか。
後、「など」は使わないほうがいいとのこと。これは、自分も使ってしまいがち。具体的に列挙すると長くなる場合は仕方ないような気がするのだけど、どうなんだろう。
謝罪文については、すべて自分たちの責任であるかのように書かないほうがいいと。これは、上司にも気を付けるようによく言われるけど、難しいんだよなぁ。自分の場合、相手に怒られたり喧嘩になりそうになったら、さっさと自分が謝って話を終わらせてしまいたいということがあるから、ビジネスの場では気をつけたい。
なお、紙文書と電子文書だと、紙文書のほうがよく覚えていたりと、認知的にいいらしい。この本にも書いてあるけど、このへん、うまく解決してほしいよね。なんとなく分かるような気がするけど、なんでそうなるんだろう…。
ところで、障害報告書の原因についての悪い例について、「仕様書に不備があり、ログを削除する条件を誤って設定したためです。」という文章が、「言い訳」や「責任逃れ」を感じさせる表現とかかれてあったのだけど、自分ではそうは思わなかった。ということは、自分もやってしまいかねない表現ということになると思うのだけど、なぜかが分からないからどう気を付けたらいいかが難しい。前に、上司から自分が送ったメールが、「相手を不快にさせる表現」と言われたことがあるのだけど、なぜ不快になるのか、どう書いたらよかったのかが結局よく分からなかったことがある。こういうことがあると、今後同じ過ちをしてしまいそうで怖くなってしまうという…。
最後の付録について、同音異義語は、ほとんどただの変換ミスだろうと思うのでいらないと思うのだけど、他はよかった。カタカナ表記のルールとか、規定されてたのか。普通に今まで「コンピューター」ではなく「コンピュータ」と書いてた。

本題とはずれるけど、掟６で「冗長な表現は避ける」と書かれてありながら「IT技術用語」なんて言葉がでてきて、その用語はどうなんだと思った。「IT用語」でいいだろうと(ITが日本語で「情報技術」のことだという事はこの本にも書かれてあった)。