入社1年目ビジネス文書の教科書 の商品レビュー

西出ひろ子(著者)

2021/01/14

ビジネス文書は、新人の時に先輩から作り方を教えてもらうことが多いと思いますが、実は体系立てて教えてもらう機会があまりないかもしれません。社会人になってしばらく経つと、自分で気づかないうちに変なクセがついていることがありますが、あまり気付きません。新人にとっていろいろとためになる本ですが、社会人経験がそれなりになっている方が読んでも、気づきをいろいろ得られるのではないでしょうか。

【本のハイライトと気づき】
※今回は、ハイライトと気づきを一緒にしています

ビジネス文書を作成する上で大切なポイントは以下のとおり。
・早く正確に内容を伝える。読む人に理解してもらうことを第一とする。
・文字量を少なくして、読みやすい簡潔な文章を心掛ける。
・一目で内容がわかる件名を付ける。
・余白を多くとり、視覚的に見やすくする。
・箇条書きにするなど項目立てをしてわかりやすくする。

●ビジネス文書
・原則、A4で用紙１枚に収まる長さが理想。複数枚になる時は１ページ目に要点や内容をまとめると相手が理解しやすい。
・内容がわかる書式で書き、用件をまず先に伝え、簡潔でわかりやすい文章を心掛け、文章の内容を正確に書き、敬語や慣用的な表現を正しく使う。

●敬語
・尊敬語の基本は、言葉そのものが変わる、言葉の前後に「お～になる」「ご～になる」をつける、語尾に「れる」「られる」をつける、の３パターン。同じ言葉でも、尊敬語によって表現が変わる。
・謙譲語の基本は、「私」が主語になるものは、言葉そのものが変わる、言葉の前後に「お～する」「ご～する」をつけるパターンがある。動作の対象が本人でない場合は、動作が相手本人かどうかで区別される。
・丁寧語は相手に対し敬意を示す表現。基本的には語尾に「～です」「～ます」「～ございます」をつける。美化語は言葉の頭に「お」や「ご」をつける言い換えの表現。「お」は訓読みの和文に、「ご」は音読みの和文につけるのが基本で、役職や職業、外来語、悪い意味にとられる言葉、公共のものや施設、自然現象、果物にはつけない。
・起こりやすい敬語のミスは、１つの言葉に複数の敬語を重ねる二重敬語、敬語と謙譲語の間違い、身内への敬語を外部の人との会話で使うといったケース。

●社外文書（業務文書）
・ポイントは、情報を正確に相手に伝える、相手に何をしてもらいたいかを明記する、相手への敬意やマナーを忘れないこと。

●社外文書（社交文書）
・ポイントは、書式に則った体裁のよい文書を心掛ける、「忌み言葉、重ね言葉」を使わない

●社内文書
・ポイントは、簡略な書式でわかりやすく、敬語の使用は必要最低限の丁寧語にとどめ、前文・末文は省き、簡潔にまとめ、読む人の立場に立った伝わる文書を書く。