絶対「間に合う」仕事術 の商品レビュー

古田マリ【著】

2011/05/06

本日ご紹介する本は、

仕事の納期を間に合わせるための
有効なツールを紹介した本です。

著者は、建築関係の仕事に従事していました。
建築業界では、当然のように突発事項、
客先からの要望、多くの人や業者の管理があり、
我々の仕事以上に納期管理が大変なように思います。

そんな、建築業界での納期管理の手法を学ぶことで
我々の仕事の参考になることは多いです。

ただし、本書では建築業界に限った手法を紹介している
わけではなく、一般的に広く使える納期管理の手法や
考え方を紹介しています。

紹介されているツールは４つです。

１）ガントチャート
２）クリティカルパス
３）目標管理透視図
４）敷地図

ガントチャートは日程表の上に
作業の線を引くもので、我々も普段から良く使います。
日程管理といえばこれが基本ですね。

クリティカルパスは、最も納期のかかる作業の
組み合わせを調べるもので、これもみなさん
普段から意識している考え方だと思います。

目標管理透視図ってなんでしょう。
今まで、聞いたことがありません。

これは、遠近法のような図を書いて
真ん中に遠くの目標を書き、
端には近くの行動目標を書いていく。

こうすることで、目標と目標までの行動の
ステップを俯瞰できるというものです。
興味のある方は本書を読んでみてください。

私は「なるほど」と思いました。

敷地図
これも聞いたことがありません。

これは、あたかも建築物の敷地を図に書くように
ビジネスを取り巻く環境や、その中の自分の立ち位置
を表現するものです。
３Ｃ分析やＳＷＯＴ分析のような雰囲気のものですが
そんなに難しいものではありません。

仕事に取り組む前に、大まかな方針がずれていないか
チェックするものです。

ぜひ、読んでみてください。

◆本から得た気づき◆
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遅れること＝「損失」
日程管理は「品質」に直接影響する
ムリだと判断した場合は、上司や周りの人を巻き込み、助けてもらうこと
ある仕事に使った時間のデータを残すのは、今後の時間予測のための強力なツール
元の計画に固執すると、作業がうまくはかどらないことが多い
優れた商品であっても、環境が整っていなければ、売れるものにならない
正確でない地図でも、手元に地図があることが、現状打開のきっかけになる
仕事で煮詰まったとき＝「簡単なことからやってみる」
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◆目次◆

第1章 突発事態だらけの建築業務に学ぶ調整力
第2章「ガントチャート」で突発事態を切り抜ける
第3章「クリティカルパス」で危機管理をする
第4章「目標管理透視図」でゴールまでのステップを明確にする
第5章「敷地図」で周辺環境に適した計画をたてる
第6章　4つのツールを組み合わせて計画をコントロールする
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◆マインドマップ◆
http://image01.wiki.livedoor.jp/f/2/fujiit0202/9fb954f7c409c7c7.png

2010/07/27

この本のおかげで私は、ガントチャートを使う進捗管理が怖くなくなりました。

仕事で Microsoft Project を使って、プログラム開発の進捗管理をすることってよくあります。同じマイクロソフトの Excel を使う場合もあるかもしれません。どちらにしても「何月何日から何日まで誰が何をして・・・」という棒線を、カレンダーの上に引いてスケジュールを管理するというガントチャートは、感覚的にもよくわかって優れているように思います。

しかし、いざガントチャートで進捗管理を始めると、現実とのギャップを埋められずに、どんどん「上手くいかなくなる」ことをよく経験しました。私自身、自分の活動でもそうですし、数年前には勤めていた会社で、「リリース日になったら他のチームが作るはずの機能がまるまる一つ出来てなかった」というとんでもない悪夢を経験しました。深夜に3人の役員に囲まれて、あ〜だこ〜だ言われながら徹夜でプログラムを書く屈辱は二度と経験したくない、まさしく悪夢でした。まさにそうなる数ヶ月前にも、日に日にガントチャートが意味をなさなくなっていくのを目の当たりにしました。

その原因はなんだったのか？MS Project を使いこなしていないからなのか？

この本に出会うまでその謎は解けませんでした。Project の使い方の本を見ても、ソフトウェアの操作や「進捗管理のやり方・考え方がわかった上での使い方」しか説明されていないので、何のことやら、何が大切なのか？どう考えたらいいのか？まったく身につけることが出来なかったのです。デスマーチの悪夢と同時期に、オフィスの道路を挟んで向かい側の建物が、順調に建築されていく様子を見て、絶対に上手くやる方法はあるはずなのに！と何度思ったでしょう・・・

それから数年を経て、その答えは、この本を読んで明確になりました。それもそのものズバリ

「なぜ、建築士や建築の現場は、想定外の非常事態にも、顧客の無茶な注文にも対応できるのか？」

という帯に目がとまって、この本に出会いました。答えはシンプルでした。ポイントは、ガントチャートを現実にあわせて細かく何度でも修正すること。まだ確定していない予定も、予想できる範囲ですべて予定として書き込んでしまうこと。そして、ガントチャートのスケジュールに問題が生じたときに、具体的にどのようにしてスケジュールを調整するか？その方法。「あれ？どれもそれぞれ普通に仕事をするときにはやっていることだぞ？」と一見思います。それなのにいざガントチャートに書くと上手くいかないのは、ガントチャートのスケジュールがあまりにも綺麗に完成されてしまうからかもしれません。MS Project を使うと簡単にガントチャートが作れます。ポイントはそれをいかに変えていくか？その具体的なやりとりがイメージできるように、この本では沢山の具体例を挙げて紹介してくれています。誰に何を頼んで、どの締め切りを変更して、どこを短縮して間に合わせるのか？実際にその場にいて実演してもらっているように説明してもらえるのはとてもイメージがしやすくわかりやすかったです。

そしてもう一つ、大事なポイントは、「スケジュールは予定通りいかない」というのを最初から予定しておくというイメージですね。スケジュールをなんとしても調整する、というだけではなくて、そもそも目標ややり方も大きく修正してしまう。スケジュールを守ることを考えるというのではなく、今、まさにしていることを、新しく変わった環境で、どうするのか？判断し、対応していく。その覚悟というものを感じました。あぁ、これは、現場の人間だけではどうにもならない。「事態が変わったのだ」ということを受け容れられなければ、スケジュールは守れない、ということですね。逆に状況が変わったのだから、結果が変わっても問題はないはずなのです。ちゃんと新しい目標が建てられて、達成できて、みんながハッピーであればそれでいい。そんな当たり前なことを、目の前のガントチャートを書きながらどうやってすすめるか？そんな具体的な仕事のイメージを教えてもらえた気がします。

その他、長期的に目標を達成するために使える「目標管理透視図」や「敷地図」についても、イメージしやすい沢山の具体例を挙げて紹介してくれています。

Microsoft Project の使い方は少しわかるケド、いざ使ってみるとなんか上手くいかない、と感じている方や、これから自分でスケジュール管理や未知の領域での目標達成をしたいという方にお薦めです。